Il sistema si basa su tre diverse postazioni interattive, attraverso le quali si gestisce l’intero processo:
1. Card Issuing Machine (CIM) - 2. Staff Security Manager (SSM) – 3. Card Returning Machine (CRM)

Il visitatore, concorda l’appuntamento con il suo referente che, a sua volta, introduce i dati relativi alla visita all’interno di un database collegato direttamente al sistema.

Al suo arrivo in azienda il visitatore inserisce i suoi dati nel CIM (Card Issuing Machine)
Il sistema riconosce il visitatore atteso ed invia un SMS/email al referente aziendale che precedentemente aveva inserito i dati relativi all’appuntamento, affinchè organizzi l’accoglienza del visitatore.

Il visitatore inserisce il suo documento di identità all’interno del CIM che ne effettua una scansione fronte retro, rileva un immagine fotografica in tempo reale del visitatore ed invia il tutto al personale addetto alla sicurezza che visualizza le informazioni sulla Staff Security Manager.

Il personale addetto verifica l’identità del visitatore attraverso l’immagine del documento e la fotografia e conferma l’emissione del badge attraverso la propria stazione di controllo Staff Security Manager.
Al momento della conferma dello staff addetto alla sicurezza il CIM emette automaticamente il badge Visitor abbinando i dati relativi al visitatore ai codici numerici preinseritii sul badge.

Il sistema è in grado di comunicare anche con eventuali dispositivi elettronici a supporto della regolazione degli accessi, ad esempio tornelli, ed attraverso lo stesso badge abilitare l’accesso al visitatore.

Grazie ad un sistema di sensori è anche possibile disporre il real time tracking del visitatore all’interno degli edifici predisposti .
Al termine della visita il visitatore restituisce il badge attraverso un ulteriore dispositivo presente all’uscita dell ‘azienda (CRM (Card Returning Machine) che effettua una nuova lettura del badge e trasferisce i dati di uscita nel database.
Il referente aziendale, dal suo ufficio, si collega al database e chiude il report della visita definitivamente.
In questo modo l’intero processo si chiude ed i dati restano a disposizione dell’azienda per eventuali ulteriori controlli.

In qualsiasi momento è possibile, attraverso il SSM (Staff Security Manager) sapere esattamente il numero dei visitatori presenti in azienda e rilevare altresì una serie di statistiche relative alle visite.
Le singole card possono essere nuovamente inserite nel CIM ed essere nuovamente utilizzate per le visite successive.

I visitatori abituali, fornitori e manutentori, possono evadere le procedure di riconoscimento per periodi predefiniti lasciando al momento del primo ingresso anche la propria impronta digitale attraverso il CIM.
La stazione incrocia i dati del Visitatore abituale con la scheda pre-inserita dal loro referente aziendale ed emette automaticamente il badge per tutte le visite successive semplicemente reinserendo la propria impronta digitale senza la necessità di ulteriori controlli.

L’impronta digitale non viene archiviata come tale, ma, per ragioni di tutela della privacy, viene tradotta in un codice numerico in grado di riconoscere senza possibilità di errore il visitatore
Non si potrà quindi in alcun modo risalire nuovamente all’ immagine dell’’impronta digitale.