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Visitor Management System

VMS, Visitor Management System, è l’innovativo sistema di gestione dei visitatori realizzato da Totem Srl grazie al quale ogni azienda potrà identificare, riconoscere ed organizzare l’accesso di visitatori e fornitori all’interno della propria sede, riducendo significativamente sia i tempi di attesa dei visitatori che l’impiego di personale dedicato.

 
 

Il sistema si basa su tre diverse postazioni interattive, attraverso le quali si gestisce l’intero processo:
1. Card Issuing Machine (CIM) - 2. Staff Security Manager (SSM) – 3. Card Returning Machine (CRM)

Il visitatore, concorda l’appuntamento con il suo referente che, a sua volta, introduce i dati relativi alla visita all’interno di un database collegato direttamente al sistema.

Al suo arrivo in azienda il visitatore inserisce i suoi dati nel CIM (Card Issuing Machine)
Il sistema riconosce il visitatore atteso ed invia un SMS/email al referente aziendale che precedentemente aveva inserito i dati relativi all’appuntamento, affinchè organizzi l’accoglienza del visitatore.

Il visitatore inserisce il suo documento di identità all’interno del CIM che ne effettua una scansione fronte retro, rileva un immagine fotografica in tempo reale del visitatore ed invia il tutto al personale addetto alla sicurezza che visualizza le informazioni sulla Staff Security Manager.

Il personale addetto verifica l’identità del visitatore attraverso l’immagine del documento e la fotografia e conferma l’emissione del badge attraverso la propria stazione di controllo Staff Security Manager.
Al momento della conferma dello staff addetto alla sicurezza il CIM emette automaticamente il badge Visitor abbinando i dati relativi al visitatore ai codici numerici preinseritii sul badge.

Il sistema è in grado di comunicare anche con eventuali dispositivi elettronici a supporto della regolazione degli accessi, ad esempio tornelli, ed attraverso lo stesso badge abilitare l’accesso al visitatore.

Grazie ad un sistema di sensori è anche possibile disporre il real time tracking del visitatore all’interno degli edifici predisposti .
Al termine della visita il visitatore restituisce il badge attraverso un ulteriore dispositivo presente all’uscita dell ‘azienda (CRM (Card Returning Machine) che effettua una nuova lettura del badge e trasferisce i dati di uscita nel database.
Il referente aziendale, dal suo ufficio, si collega al database e chiude il report della visita definitivamente.
In questo modo l’intero processo si chiude ed i dati restano a disposizione dell’azienda per eventuali ulteriori controlli.

In qualsiasi momento è possibile, attraverso il SSM (Staff Security Manager) sapere esattamente il numero dei visitatori presenti in azienda e rilevare altresì una serie di statistiche relative alle visite.
Le singole card possono essere nuovamente inserite nel CIM ed essere nuovamente utilizzate per le visite successive.

I visitatori abituali, fornitori e manutentori, possono evadere le procedure di riconoscimento per periodi predefiniti lasciando al momento del primo ingresso anche la propria impronta digitale attraverso il CIM.
La stazione incrocia i dati del Visitatore abituale con la scheda pre-inserita dal loro referente aziendale ed emette automaticamente il badge per tutte le visite successive semplicemente reinserendo la propria impronta digitale senza la necessità di ulteriori controlli.

L’impronta digitale non viene archiviata come tale, ma, per ragioni di tutela della privacy, viene tradotta in un codice numerico in grado di riconoscere senza possibilità di errore il visitatore
Non si potrà quindi in alcun modo risalire nuovamente all’ immagine dell’’impronta digitale.

   
 

totem informativi Fase 1: I Visitatori possono digitare i propri dati grazie alla tastiera virtuale
totem informativi Fase 2: Inserire in seguito il documento di identità nell’apposito vano
totem informativi Fase 3: VMS invierà la foto del visitatore e del documento di identità allo staff interno addetto alla sicurezza
totem informativi Fase 4: I Visitatori che, per contratto, prevedono visite programmate portranno essere identificati velocemente grazie alla loro impronta digitale o ad un codice personale (PIN) che verrà loro inviato al momento della prima registrazione
totem informativi Fase 5: OK
totem informativi Fase 6: Dopo la conferma dello staff addetto alla sicurezza Il badge del visitatore sarà emesso direttamente dal VMS già all’interno della sua custodia in plastica
 

Totem è una azienda italiana altamente specializzata nella progettazione e produzione di totem (Kiosks) interattivi sin dal 1995.

VMS è un sistema elastico e versatile, che attraverso semplici modifiche può essere adattato a supportare molteplici applicazioni che richiedono una identificazione dei visitatori, ad esempio in case da gioco, o manifestazioni sportive e si integra facilmente a supporto di sistemi di controllo accessi preesistenti.

 

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A volte nascono prima i progetti dei chioschi: questo è il vero valore aggiunte che Totem sa garantire ai propri clienti. Abbiamo parecchi esempi a supporto, probabilmente negli ultimi 10 anni abbiamo supportato almeno 7 realizzazioni di totem basati su un idea dei nostri clienti.
L’esperienza maturata nel campo della progettazione ci ha portato anche a disegnare noi stessi alcuni progetti in cui poi abbiamo integrato i nostri chioschi: Il progetto Egos per esempio prevede due linee di chioschi a supporto di servizi telematici di e-guidance, destinati agli utenti che ricercano una nuova posizione lavorativa; Il progetto VMS (Visitor Management System) è nato a supporto di una grande azienda che aveva la necessità di processare oltre 1000 visitatori giornalieri presso i propri stabilimenti. Se avete un idea, o un progetto.. sicuramente esiste un sistema chiosco in grado di semplificarlo. (vedi sezione Case Histories).
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